6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

1. AYDINLATMA METNİ AMACI VE KAPSAMI

MERCAN KİMYA SAN VE TİC. A.Ş (MERSİS NO: 0616030635600017) halka açık bir anonim şirket olup sermaye piyasası mevzuatı kapsamında, Sermaye Piyasası Kurulu (SPK) ve Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) başta olmak üzere ilgili düzenleyici otoritelerin gözetim ve denetimine tabidir. Bu kapsamda kişisel verilerin işlenmesi ve aktarımı süreçlerimiz yalnızca 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile sınırlı olmayıp, sermaye piyasası düzenlemeleri ve ilgili yasal yükümlülükler çerçevesinde de yürütülmektedir.

Şirketimiz; çalışan adaylarımız, çalışanlarımız, stajyerlerimiz, iş ortaklarımız ve tedarikçilerimizin yetkili ve çalışanları, pay sahiplerimiz, pay sahibi gerçek kişi temsilcileri, düzenleyici ve denetleyici otoritelerde görevli yetkililer, ziyaretçilerimiz, internet sitesi kullanıcılarımız ve şirketimiz ile hukuki, idari veya ticari ilişki tesis eden diğer gerçek kişilere ait kişisel verilerin güvenliğini önemsemekte, bu verileri “veri sorumlusu” sıfatıyla hukuka uygun şekilde, gerektiğinde ve amaçla orantılı olarak işlemektedir.

2. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel verileriniz, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Şirketimizle aranızda kurulan veya kurulması muhtemel sözleşmesel ilişkiler, çalışan adaylarının işe alım süreçlerinin yürütülmesi, çalışanlarımızın özlük dosyalarının oluşturulması, iş sağlığı ve güvenliğinin temini, ziyaretçi giriş-çıkış kayıtlarının güvenli şekilde takibi, tedarikçi ilişkilerinin yönetilmesi, kimyasal ürünlerin üretimi ve ticareti kapsamında ilgili mevzuat yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, yetkili kurum/kuruluşlara karşı hukuki ve idari yükümlülüklerimizin ifası ve sermaye piyasası mevzuatı kapsamındaki raporlama/görünürlük yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amaçlarıyla toplanabilir.

Toplanan verileriniz, KVKK m.5/2 (a-c-ç-e-f) ve gerektiğinde KVKK m.6 hükümlerine dayalı olarak; kanuni yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, sözleşmesel ilişkilerin yürütülmesi, meşru menfaatlerimizin korunması hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir. Kamera kayıtları yalnızca görüntü içermekte olup ses kaydı yapılmamaktadır.

3. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ

Şirketimiz ile ilişkinizin niteliğine göre, aşağıda belirtilen kişisel veri kategorileri işlenebilmektedir:

• Kimlik Bilgileri: Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, kimlik belgesi gerekli bilgileri vb.
• İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgileri, şirket içi iletişim bilgileri, pay sahipleri ve yatırımcılarla iletişim süreçlerinde kullanılan bilgiler.
• Özlük ve Aday Bilgileri: (Sadece çalışanlar/adaylar için): Kimlik, iletişim, eğitim, referans bilgileri; iş ilişkisi halinde bordro, SGK ve İSG verileri.
• Finans ve Muhasebe Bilgileri: Ödeme ve fatura bilgileri, banka hesap bilgileri, ücret ve bordro bilgileri, vergisel kayıtlar.
• Tedarikçi / Müşteri Temsilcisi Bilgileri: Ad-soyad, görev-unvan, imza yetkisi bilgileri, iletişim bilgileri, yetkilendirme belgeleri.
• Ziyaretçi Kayıt Bilgileri: Ad-soyad, giriş-çıkış kayıtları (Güvenlik amaçlı).
• Fiziksel Mekan Güvenliği Bilgileri: Güvenlik kamera görüntüleri (ses kaydı yoktur).
• İşlem Güvenliği Bilgileri: Kurumsal bilişim sistemleri kayıtları, log kayıtları.
• Hukuki İşlem Bilgileri: Hukuki süreçlerin yürütülmesine ilişkin gerekli bilgiler.

4. TOPLANAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

• İş ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi ve takibi,
• İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi,
• Ürün ve hizmetlerimizden yararlanabilmeniz için gerekli operasyonların yapılması,
• Tedarik zinciri ve satın alma süreçlerinin yürütülmesi,
• Finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi,
• Müşteri ve tedarikçi memnuniyetinin sağlanması ve iletişim faaliyetleri,
• Çalışan ve ziyaretçi güvenliğinin sağlanması, tesis içi giriş–çıkış kayıtlarının tutulması,
• İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
• Hukuki uyuşmazlıkların takibi ve hakların korunması,
• Bilgi işlem ve kurumsal sistem güvenliğinin sağlanması,
• Eğitim ve kurumsal gelişim süreçlerinin yürütülmesi,
• Risk yönetimi ve iç denetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Yetkili kamu kurumlarının bilgi ve belge taleplerinin karşılanması,
• 4857 sayılı İş Kanunu, 6102 sayılı TTK, 6098 sayılı Borçlar Kanunu, 6331 sayılı İSG Kanunu ve KVKK kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Sermaye piyasası mevzuatından kaynaklanan yükümlülüklerin (KAP bildirimleri vb.) yerine getirilmesi.

5. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ

Kişisel verileriniz, KVKK ve ilgili mevzuat çerçevesinde, aşağıdaki kişi ve kuruluşlara aktarılabilmektedir:

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (SPK, MKK, Vergi Daireleri, SGK vb.)
• Kamuyu Aydınlatma Platformu (KAP) ve diğer ilgili otoriteler
• Avukatlar ve avukatlık ortaklıkları
• Mali müşavirler ve yetkili aracı kurumlar
• Bağlı ortaklıklarımız, iştiraklerimiz ve grup şirketlerimiz
• Denetçiler ve bağımsız denetim kuruluşları
• Tedarikçiler ve iş ortaklarımız
• Özel sigorta şirketleri

Yurt Dışı Aktarımı: Verileriniz; bilişim altyapısının sağlanması amacıyla Microsoft 365 gibi bulut hizmet sağlayıcıları tarafından yurt dışında bulunan sunucularda, KVKK’nın 9. maddesine uygun güvenlik tedbirleri alınarak tutulabilmektedir.

6. VERİ İŞLEME SÜRESİ VE MUHAFAZA SÜRESİ

Aşağıda süreç bazlı saklama süreleri belirtilmiştir:

MERCAN KİMYA, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Her yıl Haziran ve Ocak aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

7. KİŞİSEL VERİSİ İŞLENEN İLGİLİ KİŞİLERİN HAKLARI

Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler, KVKK’nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işleme halinde düzeltilmesini isteme,
• Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Otomatik analiz sonuçlarına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğrama halinde zararın giderilmesini talep etme.

8. BAŞVURU YÖNTEMLERİ

İlgili kişiler, haklarına ilişkin taleplerini aşağıdaki yöntemlerle iletebilirler:

• Yazılı Başvuru: www.mercankimya.com.tr adresindeki formu veya bir dilekçeyi doldurup, HACI EYÜPLÜ MAH. 3125 SOK NO 23 MERKEZEFENDİ DENİZLİ adresine bizzat veya iadeli taahhütlü posta ile göndererek.
• Elektronik Başvuru: KEP adresi (mercankimya@hs01.kep.tr) üzerinden veya sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden mercan@mercankimya.com.tr adresine mail göndererek.